چرا باید از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک استفاده کنیم؟

شاید در مراجعه به مطب ها و کلینیک ها با کیوسک های دیجیتالی روبه رو شده اید که به صورت مداوم به ارائه نوبت به مراجعه کنندگان می پردازند. این کیوسک ها کیوسک های نوبت دهی نام دارند که امروزه استفاده از آنها در مکان های مختلف رایج شده است.

همچنین با گذشت زمان، کیوسک های نوبت دهی به دلیل مزایای بی شماری که دارند در مطب ها و کلینیک ها محبوبیت روزافزونی پیدا می کنند. این کیوسک ها فرآیند برنامه ریزی و قرار ملاقات را ساده کرده و آن را برای کارکنان و بیماران کارآمدتر می کنند. با استفاده از این کیوسک ها، مطب ها و کلینیک ها می توانند زمان انتظار را کاهش دهند، رضایت بیماران را بهبود بخشند و بهره وری کارکنان را افزایش دهند. حال در ادامه با ما همراه باشید تا شما را با این فناوری ومزایای آن بیشتر آشنا کنیم.

کیوسک دیجیتال چیست؟

کیوسک های نوبت دهی مورد استفاده در مطب ها و کلینیک ها یکی از انواع کیوسک های دیجیتال هستند؛ از این رو بهتر است با این فناوری به طور کلی آشنا شوید.

کیوسک دیجیتال یک سیستم کامپیوتری و تعاملی است که برای اهداف مختلف مانند تبلیغات، نمایش اطلاعات، راهیابی، تراکنش ها و برنامه های کاربردی سلف سرویس استفاده می شود. این کیوسک ها معمولاً مجهز به صفحه نمایش لمسی، پردازنده کامپیوتر و نرم افزار مدیریت محتوا هستند. یکی از ویژگی های کلیدی کیوسک دیجیتال، توانایی آن در جذب کاربران از طریق محتوای پویا و جذاب است.

کیوسک های دیجیتال را می توان در طیف وسیعی از محیط ها از جمله فروشگاه های خرده فروشی، فرودگاه ها، بیمارستان ها، هتل ها و فضاهای عمومی یافت. آنها معمولاً برای نمایش اطلاعات محصول، تبلیغ پیشنهادات ویژه، ارائه دستورالعمل ها، تسهیل فرآیندهای ورود و انجام نظرسنجی یا جمع آوری بازخورد استفاده می شوند. تطبیق پذیری و انعطاف پذیری کیوسک های دیجیتال آنها را به ابزاری ارزشمند برای افزایش تجربه مشتری و افزایش کارایی در صنایع مختلف تبدیل می کند.

معرفی کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک

برای شروع می توانید به یک کلینیک یا درمانگاه شلوغ مراجعه کنید، به خوبی می توانید ازدحام و بهم ریختگی را از نزدیک ببینید، حال تصور کنید که یکه نیروی نامرئی نظم را برقرار کند. کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک دقیقا همان نیروی نامرئی است که بدون هیچگونه دستور یا تحکم، باعث برقراری نظم در محیط خواهد شد. کیوسک‌های نوبت دهی، ماشین‌هایی کاربرپسند و سلف‌سرویس هستند که به بیماران این امکان را می‌دهند تا بدون نیاز به دخالت انسان، قرار نوبت خود را تعیین، قرار ملاقات خود را بررسی و اطلاعات شخصی خود را به‌روزرسانی کنند.

بکارگیری این تجهیزات به شما این امکان را می دهد تا بدون نیاز به نیروی کار انسانی و تنها به کمک قابلیت های الکترونیکی صف های طویل را کنترل و مدیریت کنید؛ در واقع هدف اصلی این تجهیزات برقراری نظم به منظور افزایش سرعت خدمت دهی و بهبود روند کاری مجموعه است. این تجهیزات بر اساس استاندارد و دستورات خاصی برنامه ریزی شده اند از این رو مراجعه کننده می تواند در زمان مراجعه، خدمات مورد نیاز خود و سپس گزینه نوبت دهی را انتخاب کند.

کیوسک های مناسب جهت نوبت دهی در مطب و بیمارستان در دو مدل کیوسک لمسی روماک و کیوسک لمسی آبنوس عرضه می شود که با توجه به سایز صفحه نمایش (19 اینچ) دارای قیمت مناسبی نیز می باشد.

کاربرد کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک

با وجود اینکه استفاده از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک مزایای زیادی به همراه دارد اما همچنان برخی افراد مصر هستند که چرا باید از این تجهیزات استفاده کرد؟ در واقع این افراد همچنان طرفدار روش های سنتی و وجود منشی هستند که البته هزینه های حقوق و دستمزد را به همراه دارند. از مهمترین دلایلی که باعث می شود استفاده از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک به یک الزام تبدیل شود می توان به موارد زیر اشاره کرد:

پذیرش

همانطور که از نام این تجهیزات پیداست، قابلیت پذیرش بیمار از مهم ترین کاربرد های آن به شمار می آید که به نوعی اولویت اصلی نیز هست، این اقدام به صورت الکترونیکی انجام می شود. مراجعه کنندگان با کمک صفحه استند می توانند تمام گزینه ها را مشاهده نمایند، در بسیاری از نرم افزار های نوبت دهی از جدید ترین روش های گرافیکی برای نمایش گزینه ها استفاده می شود تا کاربر بتواند در کمترین زمان ممکن گزینه مورد نظر خود را پیدا کنید.

استفاده از استند نوبت دهی سبب خالی شدن قسمت پذیرش کلینیک یا مطب می شود و به این ترتیب از ازدحام و شلوغی بیهوده جلوگیری می شود.

انضباط در صف

در روش های سنتی بازه زمانی مشخصی برای مراجعه کنندگان تعیین نمی شد از این رو بیماران مجبور به پرسش از پذیرش می شدند تا زمان دقیق مراجعه و اینکه چند نوبت دیگر باید صبر کنند را بدانند. استفاده از کیوسک نوبت دهی سبب می شود تا فرد پس از وارد کردن اطلاعات خود و دریافت نوبت، اطلاعات کامل و دقیق درباره مدت زمان انتظار و تعداد افراد در صف را نیز دریافت نماید.

پذیرش دیجیتال

کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک قابلیت ثبت کلیه اطلاعات و گزارش ها را فراهم نموده از این رو نیاز نیست اطلاعات بیمار را در دفتر ثبت کنید. ثبت اطلاعات به صورت دیجیتال سبب شده تا بتوانید همیشه به اطلاعات آن ها در سیستم مدیریت محتوایی دسترسی داشته باشید. این کار علاوه بر دسترسی به فهرست بیماران، از هزینه های مصرف کاغذ در محیط های درمانی جلوگیری می کند.

پرداخت الکترونیکی

پرداخت الکترونیکی از دیگر دلایلی است که استفاده از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک را الزامی می کند. با کمک این تجهیزات افراد می توانند هزینه درمان را در زمان دریافت نوبت به صورت الکترونیکی پرداخت کنند. یک روش امن و سریع برای پرداخت هزینه ویزیت که مزایای زیادی به همراه دارد. در واقع افراد می توانند کل هزینه ویزیت را با وارد شدن به گزینه پرداخت الکترونیکی به صورت اینترنتی پرداخت کنند. این روش امن علاوه بر سرعت در پرداخت هزینه ویزیت، باعث می شود افزایش امنیت اطلاعاتی افراد شود.

دریافت گزارش

داشتن یک گزارش دقیق از تمام گردش های مالی در محیط درمانی یک مزیت به شمار می آید و دلیل اصلی استفاده از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک نیز همین است. این قابلیت سبب شده تا بتوان فعالیت های داخلی محیط را کنترل و مدیریت کرد، در واقع امکان دسترسی به گزارش کلیه وقایع و رویداد های کلینیک فراهم شده است.

این تجهیزات قابلیت اتصال به اینترنت دارند که به این وسیله کارفرمایان می توانند با دریافت گزارش روزانه، هفتگی، ماهانه و بازه زمانی مشخص، عملکرد تجاری محیط از نظر درآمد و میزان مراجعه بررسی کنند.

مطلب مرتبط: نرم افزار نوبت دهی در مطب یا نوبت دهی تلفنی؟

مزایای استفاده از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک

با توجه به دلیل استفاده از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک می توان اینگونه عنوان کرد که استفاده از این تجهیزات قابلیت های متنوعی در اختیار افراد قرار می دهد؛ این فناوری مزایای متعددی هم برای بیماران و هم برای ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی دارد. از مهم ترین آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- راحتی

یکی از مزیت های اصلی کیوسک های نوبت دهی، راحتی است که برای بیماران فراهم می کند. بیماران به جای اینکه در صف های طولانی برای تحویل گرفتن در میز پذیرش منتظر بمانند، به سادگی می توانند به سمت کیوسک بروند، اطلاعات خود را وارد کنند و در راه باشند. این امر باعث صرفه جویی در زمان و دردسر برای بیماران می شود و به آنها این امکان را می دهد که به جای کارهای اداری بر سلامت خود تمرکز کنند.

2- کاهش خطا

علاوه بر این، این کیوسک ها می‌توانند به کاهش خطاها در فرآیند ورود کمک کنند. با اجازه دادن به بیماران برای وارد کردن مستقیم اطلاعات خود به سیستم، احتمال اشتباهات کاهش می یابد. این می تواند به اطمینان از دریافت مراقبت صحیح از بیماران و ثبت دقیق اطلاعات آنها در سیستم کمک کند.

3- کاهش هزینه های حقوق و نیروی انسانی

کیوسک های نوبت دهی از نظر صرفه جویی در هزینه ها نیز می توانند برای کلینیک ها و مطب ها مفید باشند. با خودکار کردن فرآیند ورود، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی می توانند نیاز به کارکنان اضافی را برای انجام وظایف اداری کاهش دهند. این می تواند منجر به کاهش هزینه های کارکنان و افزایش سودآوری کلینیک یا مطب شود.

4- امکان دسترسی به گزارشات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه

کیوسک های نوبت دهی همچنین می توانند به بهبود جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها برای کلینیک ها و مطب ها کمک کنند. با ثبت مستقیم اطلاعات بیمار در سیستم، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی می توانند به راحتی داده های بیمار را ردیابی و تجزیه و تحلیل کنند. این می تواند به تصمیم گیری و بهبود کیفیت مراقبت ارائه شده به بیماران کمک کند.

برخی دیگر از مزایا:

•  افزایش راندمان کاری و کاهش هزینه های نیروی انسانی
•  مشتری مداری با گزینه های مشخص و گرافیک فوق العاده
•  افزایش امنیت اطلاعاتی مشتریان

نکاتی که در خرید کیوسک نوبت دهی در مطب ها و کلینیک ها باید رعایت کنیم

قبل از خرید کیوسک نوبت دهی برای مطب یا کسب و کارتان باید به برخی نکات توجه داشته باشید؛ چون امروزه کیوسک های نوبت دهی در انواع مدل ها و امکانات به بازار عرضه می شوند که هر کدام برای نیاز خاصی طراحی شده اند. با در نظر گرفتن موارد اشاره شده در پایین، شما می توانید یک خرید موفق را برای خود رقم بزنید.

1. نیازهای مطب خود را در نظر بگیرید

ابتدا و مهمتر از همه، ارزیابی نیازهای خاص مطب یا کلینیک خود بسیار مهم است. عواملی مانند حجم قرار ملاقات ها، میانگین زمان انتظار و تعداد کارکنان در دسترس برای کمک به مشتریان را در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند اندازه و ویژگی های کیوسک را که به بهترین وجه با نیازهای کاری شما مطابقت دارد تعیین کنید.

2. جمع آوری اطلاعات درباره انواع کیوسک های نوبت دهی

ثانیاً، تحقیق در مورد انواع مختلف کیوسک های نوبت دهی موجود در بازار ضروری است. مدل های مختلفی از این کیوسک ها با قابلیت های مختلف مانند گزینه های صفحه نمایش لمسی، پردازش پرداخت و گزینه های بازخورد مشتری وجود دارند. کیوسکی را انتخاب کنید که مطابق با نیازها و بودجه دفتر شما باشد.

3. توجه به دکوراسیون مطب

علاوه بر این، هنگام خرید کیوسک نوبت دهی، چیدمان و طراحی فضای مطب خود را در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که کیوسک به طور یکپارچه در محیط شما قرار می گیرد و به راحتی در دسترس مشتریان است. علاوه بر این، اطمینان حاصل کنید که کیوسک کاربر پسند و شهودی است، با دستورالعمل‌ها و اعلان‌های واضح برای مشتریان.

4. خرید از یک فروشگاه معتبر

هنگام انتخاب تامین کننده برای کیوسک دیجیتال، حتما تحقیقات کاملی انجام دهید و نظرات مشتریان دیگر را بخوانید. مهم است که با یک تامین کننده معتبر و قابل اعتماد کار کنید که محصولات با کیفیت و خدمات عالی به مشتریان ارائه می دهد. این کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که کیوسک شما بادوام است و برای سال های آینده به خوبی کار می کند.

5. توجه به میزان سطح سفارشی سازی کیوسک

نکته مهم دیگری که هنگام خرید کیوسک نوبت دهی برای مطب و کلینیک باید در نظر گرفت، سطح گزینه های سفارشی سازی و برندسازی موجود است. شخصی سازی کیوسک خود با لوگو و رنگ های مرتبطانه می تواند به افزایش شناخت برند و ایجاد یک محیط حرفه ای تر و منسجم کمک کند.

6. توجه به گارانتی و پشتیبانی محصول

علاوه بر این ها ، خدمات پشتیبانی فنی و تعمیر و نگهداری ارائه شده توسط تامین کننده را در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که آنها کمک به موقع و خدمات تعمیر و نگهداری قابل اعتماد ارائه می دهند تا کیوسک شما همیشه به خوبی کار کند. این کمک می کند تا زمان خرابی را به حداقل برسانید و اطمینان حاصل کنید که مشتریان شما همیشه می توانند در صورت نیاز به کیوسک دسترسی داشته باشند.

7. آموزش به کارکنان

همچنین بسیار مهم است که کارکنان خود را در مورد نحوه استفاده و عیب یابی کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک آموزش دهید. آموزش کامل و دستورالعمل های کتبی ارائه دهید تا اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما در کمک به مشتریان با کیوسک مطمئن و شایسته هستند. این به جلوگیری از هرگونه مشکل بالقوه یا سردرگمی که ممکن است ایجاد شود کمک می کند

8. توجه داشتن به ویژگی های امنیتی کیوسک

هنگام استفاده از کیوسک نوبت دهی، ویژگی های امنیتی آن را نیز در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که کیوسک به گزینه های پردازش پرداخت امن و سایر اقدامات امنیتی برای محافظت از اطلاعات مراجعه کنندگان و جلوگیری از کلاهبرداری مجهز است. این به ایجاد اعتماد با مشتریان شما و اطمینان از ایمن نگه داشتن اطلاعات آنها کمک می کند.

9. ارزیابی مداوم کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک

در نهایت، به طور منظم عملکرد کیوسک نوبت دهی خود را نظارت و ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که نیازها و اهداف محل کار شما را برآورده می کند. از مراجعه کنندگان و کارکنان بازخورد جمع آوری کنید تا هر زمینه ای را برای بهبود شناسایی کرده و تنظیمات لازم را برای بهبود عملکرد و تجربه کاربری کیوسک انجام دهید.

چالش های استفاده از کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک

در حالی که ممکن است به کارگیری کیوسک ها در مراکزی مثل مطب و کلینیک ها این یک راه حل مناسب و کارآمد به نظر برسد، اما در هنگام استفاده از آنها چالش های متعددی نیز وجود دارد که باید با آنها آشنا شوید. این چالش ها عبارت اند از:

یکی از چالش های اصلی استفاده از کیوسک های دیجیتال، احتمال بروز اشکالات فنی و نقص است. درست مانند هر وسیله الکترونیکی دیگری، کیوسک های نوبت دهی در معرض مسائلی مانند خراب شدن یا عدم ثبت صحیح اطلاعات بیماران هستند. این می تواند منجر به تأخیر در فرآیند چک کردن و ناامیدی هم برای بیماران و هم برای کارکنان شود.

یکی دیگر از چالش ها ، عدم مراقبت و کمک شخصی است. در حالی که کیوسک‌ها برای خودکارسازی فرآیند ورود طراحی شده‌اند، نمی‌توانند همان سطح پشتیبانی و راهنمایی را که یک مسئول پذیرش انسانی می‌تواند ارائه دهد، به مراجعه کنندگان ارائه نمایند. بیمارانی که ممکن است سؤالاتی داشته باشند یا برای حرکت در کیوسک به کمک نیاز داشته باشند، احتمالا در مواجه با کیوسک ها احساس سردرگمی می کنند که منجر به یک تجربه منفی می شود.

علاوه بر این، برخی از بیماران ممکن است با استفاده از کیوسک نوبت دهی به دلیل سواد تکنولوژی محدود، مشکل داشته باشند. افراد مسن یا افراد دارای معلولیت ممکن است برای پیمایش رابط صفحه لمسی یا وارد کردن دقیق اطلاعات خود دچار مشکل شوند. این موضوع می تواند منجر به زمان انتظار طولانی تر و استرس بیشتری برای بیمارانی شود که از قبل به مراقبت پزشکی نیاز دارند.

جمع بندی

کیوسک های نوبت دهی یک ابزار ارزشمند برای امکانات مدرن مراقبت های بهداشتی ارائه می کنند. با ادامه پیشرفت فناوری، استفاده از این کیوسک احتمالاً در محیط های مراقبت های بهداشتی رایج تر می شود و تجربه بیمار و کارایی ارائه مراقبت های بهداشتی را بیشتر بهبود می بخشد.

به طور کلی کیوسک نوبت دهی در مطب و کلینیک راهی ساده برای افزایش بازدهی و بهبود روند کار است، با کمک این تجهیزات می توان از ازدحام و شلوغی بی مورد جلوگیری کرد و از مزایای زیادی بهره مند شد. مجموعه های زیادی در زمینه طراحی و تولید این تجهیزات فعالیت دارند که هر یک سعی دارند با بکارگیری جدیدترین مدل های کیوسک نوبت دهی به همراه نرم افزار مناسب روند کاری خود را افزایش دهند.

نرم افزار مرتبط: نرم افزار نوبت دهی