اهمیت سیستم نوبت دهی در سازمان ها و مراکز درمانی

همان طور که می دانید کیوسک های لمسی کاربردهای بسیاری در مشاغل مختلف دارد. کیوسک لمسی نوبت دهی یکی از انواع متنوع کاربری های کیوسک های تاچ می باشد. امروزه سیستم های نوبت دهی اتوماتیک در جهان از جایگاه بسیار ویژه ای برخوردار می باشند. وجود این نوع سیستم ها جهت کاربری در کلیه مراکزی که تعداد ارباب رجوع بالایی دارند بسیار ضروری و لازم می باشد. تحقیقات نشان داده است که سیستم نوبت دهی علاوه بر آن که به بازده کار سازمان می افزاید، بلکه از تاثیرات منفی روحی و روانی  و بی نظمی در محیط کار به میزان قابل توجهی می کاهد.

کیوسک لمسی نوبت دهی در موارد بسیاری از جمله نوبت دهی بیمارستانی، کلینیک های پزشکی، سیستم نوبت دهی مطب، سیستم نوبت دهی آزمایشگاهی، سیستم نوبت دهی مراکز تصویر برداری، سیستم نوبت دهی بانکی، نوبت دهی برای دفاتر خدمات قضائی و غیره کاربرد دارند.

از مهم ترین قابلیت های این تجهیزات می توان به برقراری نظم و مدیریت صف اشاره کرد؛ در واقع با کمک کیوسک های نوبت دهی می توان از ازدحام جمعیت در مقابل باج های خدمت دهنده جلوگیری کرد. کاهش هزینه های استخدام نیروی کار و افزایش راندمان کاری محیط از دیگر مزایای استفاده از این تجهیزات به شمار می آیند.

سیستم صف و مدیریت صف

وقتی به صف فکر می‌کنیم، کلمات ازدحام، حضور بیش از حد افراد و اتلاف وقت به ذهن ما می‌آید. اما اجازه دهید آن را به صورت علمی بیان کنیم. تعریف صف چیست؟ صف به خطی از افرادی گفته می‌شود که منتظر خدمات یا محصولات هستند حال، تعریف مدیریت صف چیست؟ مدیریت صف، مجموعه‌ای از اصول با هدف کنترل جریان مشتریان و بهینه سازی تجربه صف برای آن‌ها است.

برای اجرای عملیات مدیریت صف و جلوگیری از ازدیاد جمعیت به یک سری راه کار های اصولی نیاز است تا بر اساس آن بتوان راندمان کاری را افزایش داد. اجرای این متد علاوه بر آگاهی و دانش، به تجهیزات مهمی نیز نیاز دارد که وجود آن ها می تواند روند مدیریت صف و به اجرا در آوردن آن را به سمت جلو سوق دهد.

سیستم نوبت دهی چیست

انواع سیستم نوبت دهی

شرکت‌ها از نظر اندازه، نوع مشتریان و خدماتی که ارائه می‌دهند بسیار متفاوت هستند؛ به همین دلیل سیستم‌های خطی باید ویژگی‌های متفاوتی داشته باشند. در سال‌های اخیر بسته به نیاز مشاغل مختلف مانند بانک‌ها، دفاتر گردشگری، مطب‌های پزشکی، کلینیک‌ها، آرایشگاه‌ها، تعمیرگاه‌ها و… سیستم‌های نوبت دهی متفاوتی روانه بازار شده است.

با به‌کارگیری تجهیزات مناسب و به اجرا درآوردن سیستم نوبت دهی؛ ارباب رجوع قادر به برنامه ریزی دقیق‌تر برای انجام امورات کاری و شخصی خود است. با کمک این تجهیزات فرد می‌تواند نوبت خود را ثبت و در بازه زمانی مشخص شده به دیگر امورات خود بپردازد. تنوع در طراحی و تولید سیستم نوبت دهی سبب شده تا مشاغل مختلف بتوانند بر اساس نیاز شغلی خود از مدل‌های متنوع استفاده نمایند که هر یک قابلیت‌های خاصی را در اختیار کارفرمایان قرار می‌دهند. در این قسمت با چند نوع از این سیستم‌های نوبت دهی، آشنا خواهید شد.

1- نوبت دهی حضوری یا فیزیکی

سیستم نوبت دهی فیزیکی امکان برنامه ریزی انواع خدمات و ثبت صف مشتریان پس از انتخاب را فراهم می‌کند. این سیستم هوشمند، قادر است زمان انتظار مشتری و تعداد افراد جلوتر از آن را تعیین کند. صف افراد توسط یک سیستم هوشمند ایجاد می‌شود و به این ترتیب مشتریان بدون ایجاد صف، می‌توانند به صورت منظم و محترمانه از خدمات استفاده کنند.
ارائه دهنده خدمات با لمس یک دکمه به نوبت مشتریان را صدا می‌زند و خدمات مورد نظر را ارائه می‌دهد. در ایران، بانک‌ها، اولین سازمان‌ها و مؤسسات دولتی هستند که از خدمات نوبت دهی فیزیکی استفاده می‌کنند. این سیستم به قدری مؤثر و کارآمد است که خیلی سریع تعداد زیادی طرف‌دار به دست آورده است. برخی از نانوایی‌ها نیز این سیستم‌ها را برای مدیریت صف‌های مشتریان خود خریداری کرده‌اند.

2-نوبت دهی پیامکی

با گسترش استفاده از تلفن همراه در سراسر جهان، این فناوری جدید برای ارائه خدمات مختلف مورد استفاده قرار گرفت. امروزه زندگی بدون تلفن همراه برای اکثر مردم غیرقابل تصور است. سیستم نوبت دهی پیامکس از تلفن همراه برای خدمات رسانی به مشتریان استفاده می کند.

این سیستم در دسترس عموم است و به آنها اجازه می دهد هر زمان که بخواهند نوبت خود را ثبت کنند. با کمک این سامانه اپراتور می تواند به راحتی مراجعه کننده را از مراجعه بعدی مطلع کرده و پیامک یادآوری را برای وی ارسال کند. استفاده از این روش در کلینیک ها و مطب پزشکان رایج است و در ابتدا در این مراکز استفاده می شد. به کمک این روش عباراتی مانند بی نظمی، بی حوصلگی و اتلاف وقت در عملکرد سازمان بی معنی می شود.

با کمک سیستم نوبت دهی پیامکی افراد می توانند برنامه ریزی کاری و شخصی دقیق تر داشته باشند. مشاغل زیادی از این روش برای برقراری ارتباط با ارباب رجوع استفاده می کنند، پزشکان، وکلا، مراکز درمانی، سالن های زیبایی، کلینیک ها و غیره از مهم ترین این مشاغل به شمار می آیند.

3- نوبت دهی اینترنتی

سیستم نوبت دهی اینترنتی، روشی پیشرفته برای مدیریت صفوف به حساب می‌آیند. امروزه استفاده از روش‌های مختلف آنلاین، امکان دریافت نوبت به صورت غیرحضوری برای افراد را فراهم کرده است. با چند کلیک ساده، کاربر می‌تواند از زمان مراجعه بعدی خود مطلع شود. استفاده از این سیستم بسیار ساده است و نیازی به نرم افزار و سخت افزار خاصی ندارد و مانند نصب سیستم نوبت دهی فیزیکی به کابل کشی و تجهیزات دیگری نیاز ندارد.

نوبت دهی اینترنتی بسیار منعطف است و قابلیت برنامه ریزی و اجرا برای کسب و کارهای مختلف را دارد. استفاده از این سیستم‌های اینترنتی باعث می‌شود که کسب و کار شما در 24 ساعت شبانه روز در دسترس مشتریان باشد، بنابراین افزایش سطح درآمد، امری طبیعی و مورد انتظار است. نرم افزار نوبت دهی دارای داشبورد کاربری ساده‌ای است و تمامی کارمندان بدون نیاز به دانش فنی خاص، می‌توانند به راحتی از آن استفاده کنند.

کاهش زمان انتظار برای ثبت نوبت، افزایش باردهی و راندمان کاری، قابلیت دریافت گزارش از نحوه عملکرد کارکنان و شعبات ذی‌ربط، دسترسی بدون محدودیت و غیره از مهم‌ترین ویژگی‌های این نوع از سیستم نوبت دهی است که برای داشتن آن نیاز نیست هزینه‌های زیادی را صرف نمایید.

اهمیت و نقش سیستم نوبت دهی در بانک ها

با این که امروزه بانک‌ها به صورت اینترنتی، پیامکی یا با اپلیکیشن، خدمات زیادی را در جهت بهبود رضایت مشتریان و تسریع در اعمال پرداخت انجام داده‌اند، اما بازهم، افراد زیادی روزانه برای کارهای خود به بانک می‌آیند. می‌توان گفت سیستم نوبت دهی، همچنان یکی از مهم‌ترین دستگاه‌های حاضر در بانک است.

استفاده از سیستم نوبت دهی دربانک‌ها، نظم را برقرار و مدیریت را ساده‌تر می‌کند. با وجود این امکانات افراد مراجعه کننده می‌توانند بدون نیاز به حضور در صف از داشتن نوبت خود مطمئن باشند. سیستم‌های نوبت دهی فیزیکی با صدور قبض و رسید نوبت دهی اطلاعات کاملی از نوبت فرد، تعداد افراد در صف انتظار و بازه زمانی که باید منتظر ماند را در اختیار فرد قرار می‌دهند.

لزوم استفاده از سیستم نوبت دهی در دفاتر خدمات قضایی

واضح است که اعمال مدیریت صف در مراکزی همچون دفاتر خدمات قضایی با توجه به نوع خدماتی که ارائه می‌کنند به آسانی قابل اجرا نمی‌باشد. در واقع به دلیل تجمع مشتریان و ارباب رجوع و حضور آن‌ها در دفاتر خدمات قضایی و اضطراب و نگرانی ای که این مشتریان تحمل می‌کنند، کار مدیریت آن‌ها، بسیار مشکل خواهد بود.

کسانی که به این مراکز مراجعه می‌کنند، همه به گونه‌ای با یک مشکل قضایی درگیر هستند و اکثراً یک درگیری و پرونده حقوقی در جریان دارند که این امر بر آستانۀ تحمل این افراد تأثیر بسیار منفی می‌گذارد. این افراد معمولاً به صورت ناخواسته‌ای وارد یک جریان پر از تنش و استرس شده‌اند و حالا جهت پیگیری امور مربوط به این مسئله مجبور به مراجعه حضوری به دفاتر خدمات قضایی شده‌اند.

استفاده از سیستم نوبت دهی در دفاتر قضایی علاوه بر برقراری نظم، باعث پیشگیری از هرگونه بحث در میان حاضرین خواهد شد و افراد با ورود به دفاتر، ابتدا به سراغ دستگاه و تجهیزات نوبت دهی خواهند رفت. در صورت نبود این تجهیزات با توجه به ازدیاد جمعیت در این اماکن، هر متقاضی باید زمان طاقت فرسایی را برای یافتن آخرین فرد در صف صرف کند؛ این از طاقت افرادی که هر یک با درگیری ذهنی و مشغله فکری خاصی مواجه هستند، به دور است.

سیستم نوبت دهی در دفاتر خدمات قضایی

سیستم نوبت دهی در بیمارستان و مراکز درمانی

سیستم نوبت دهی با هدف فراهم کردن محیطی با نظم و آرامش، معرفی پزشکان و متخصصان و اعلام زمان حضور آن‌ها و… در بیمارستان و مراکز درمانی قرار گرفته است. این مدل سیستم نوبت دهی به طوری طراحی شده که مناسب مراکز بزرگ و پر جمعیت مانند بیمارستان‌ها و مراکز درمانی بوده و بر خلاف دستگاه‌های نوبت دهی بانکی که به شکل تک بعدی عمل می‌کنند، همه‌جانبه و چند بعدی نیازهای یک مرکز بزرگ را تأمین می‌کند. جامع بودن این سیستم نوبت دهی یکی از نکات بسیار مهم آن بوده که سبب ایجاد تمایز آن نسبت به دیگر سیستم‌های نوبت دهی شده است.

یکی از مشکلات مراکز بهداشتی درمانی در زمان شیوع انواع ویروس‌ها است که تعداد مراجعین در درمانگاه‌ها و مطب‌ها بیشتر می‌شوند و همچنین همراهان آن‌ها به دلیل کسالت و بیماری، بی تابی می‌کنند. در این بازه زمانی، کارکنان مرکز بهداشت که ساعت‌ها مشغول پاسخگویی به مراجعین هستند، نمی‌توانند به موقع و دقیق به هر مراجعه کننده پاسخ دهند.

برای رفع این مشکل و سهولت در رزرو، کیوسک نوبت دهی، تنها راهکار است. در این کیوسک مجهز به نرم افزار، مشتریان می‌توانند با تماس با خدمات یا پزشکان مورد نظر، نوبت‌های رزرو را از کلینیک‌ها دریافت کنند. شما برای دریافت رزرو، پرداخت را توسط همان کیوسک انجام می‌دهید.
سیستم نوبت دهی در بیمارستان‌ها را می‌توان با ابزارهای شرکتی مانند ERPs، HP System و Intranet ادغام کرد. این ادغام به سیستم مدیریت صف، این امکان را خواهد داد تا به سرعت با دیگر سیستم‌ها ارتباط برقرار کند و هماهنگی‌های لازم را انجام دهد.
فرض کنید که پزشکی به مسافرت رفته است؛ در نتیجه تمامی قرارهای آن لغو خواهد شد و به طور خودکار به روز دیگری موکول می‌شود. این در حالی است که به دیگر افراد که در روزهای آتی وقت دکتر داشتند، اطلاع رسانی می‌شود.
با وجود این تکنولوژی، دیگر دکتر و منشی آن از بابت تماس با ده‌ها بیمار و سپس مطلع کردن آن‌ها، نگرانی نخواهند داشت. همچنین بیماران نیز نگران و درگیر با خبر شدن از وقت جدید خود نخواهند بود. ویژگی‌های بسیار زیاد دیگری نیز وجود دارد که وجود ادغام سیستم مدیریت صف، مراکز درمانی از آن‌ها بهره خواهند برد.

مطلب پیشنهادی: کیوسک لمسی در نمایشگاه ها و همایش‌ ها

عملکرد سیستم نوبت دهی

در سیستم نوبت دهی دریافت نوبت به شکل های زیر امکان پذیر می باشد:

• مراجعه حضوری به مراکز درمانی و دریافت نوبت از کیوسک ‌های لمسی نوبت دهی مستقر در آن جا
• تماس تلفنی و نوبت دهی از طریق سیستم تلفن گویا امکان پذیر می باشد
• انجام نوبت دهی ازطریق ارسال پیامک قابل انجام است
• نوبت دهی به صورت آنلاین از طریق سایت امکان پذیر است

قابلیت ‌های نرم افزار نوبت دهی

• صف بندی مراجعه کنندگان
• قابلیت معرفی پزشکان و متخصصان و اعلام تخصص و زمان حضور آن‌ ها را دارا می باشد.
• قابلیت تعیین نوبت توسط بیماران و مراجعه کنندگان را دارد.
• دریافت برگه پرینت نوبت گیرندگان از طریق پیامک یا تلفن گویا از طریق کیوسک لمسی امکان پذیر می باشد.
• می تواند تعداد پذیرش‌های پزشک یا مسئول را محدود کند.
• قابلیت تغییر متن برگه پرینت را دارا می باشد.

قابلیت منحصر به فرد سیستم نوبت دهی لمسی

•     دارای سخت افزار بیسیم (فراخوان، نمایشگر، سخت افزار پخش صدا) می باشد.
•     قابلیت ایجاد مراجعه کننده ویژه (VIP) به وسیله اثر انگشت را دارا می باشد.
•     قابلیت ایجاد مراجعه کننده ویژه (VIP) به وسیله کارت خوان RFID دارا می باشد.

تاثیرات استفاده ی صحیح از سیستم نوبت دهی لمسی

• تجربه و القای حس بهتر به مشتری

این موضوع همانطور که پیدا است باعث ایجاد یک تجربه ایده آل از صف داشته باشد، حضور خود را در یک شعبه بسیار لذت بخش تر می یابند.

• ارائه خدمات سریع تر به مشتری

سیستم های نوبت دهی دیتک سیستم باعث می شود تا بانک ها بتوانند مشتریان را به شکل کاملاً بهینه و سریع به سمت کارمند مربوطه هدایت کنند تا به آن ها در برطرف کردن مشکلات خود کمک کنند و به کاربران خدمات با کیفیت بیشتری ارائه کنند. علاوه بر این، می تواند از سردرگمی در نوبت دهی بانک ها جلوگیری کند و مشکلات کمتری را برای کاربران ایجاد می کند.

جمع بندی

اهمیت سیستم نوبت دهی در سازمان ها و مراکز درمانی ارتباط مستقیمی به حفظ کرامت انسانی و تکریم حقوق افراد مراجعه کننده دارد. بکارگیری این تجهیزات تاثیر زیادی در فرهنگ سازی درست، اصولی و کم هزینه دارد. با این روش علاوه بر برقراری نظم در محیط، مدیریت صف و کنترل و نظارت بر رفتار مراجعه کنندگان، می توان گزارشات کاملی از نحوه عملکرد کارکنان و میزان رضایت مراجعه کننده از دریافت خدمات، بدست آورد.

مطلب پیشنهادی: همه چیز در مورد کیوسک نوبت دهی و انواع آن